En stor del av de dokument som påträffas kopieras till filer i en dator. Avsikten med detta är att:

• spara ett dokument till eftervärlden
• göra vissa dokument lättåtkomliga
• lämna möjlighet för läsaren att själv tolka viss information

Kopiorna läggs upp på ett strukturerat sätt i en databas.

Typer av dokument

Dokumenten kan finnas i en mängd olika former:

• fotografier som pappersbilder
• juridiska dokument, sammasatta ark
• kartor
• liggare där texten skrivits kontinuerligt från pärm till pärm
• lösdokument inbundna i böcker

Vissa bilder är mycket små och andra stora. De största är kartor om 1-2 m längd. De flesta dokument är i storleken folio (21 x 36 cm). Kartor är vanligen 50 x 50 cm.

Kopieringsteknik

Kopiorna kopieras på olika sätt beroende på vilket skick de är, hur de är tillgängliga och vilka regler som gäller för respektive arkiv.

• flatbäddscanner med en upplösning på upp till 300 dpi. För normala handskrivna dokument används 150 dpi.
• digital kamera med närbildsutrustning. Denna fotografering resulterar i bilder med ca 1700 x 1200 pixel. Detta motsvarar en A4 bild med 150 dpi upplösning.
• vanlig kamera med 120 eller 135 film (6x6cm resp 24x36mm) och sedan inläsning via filmscanner. I vissa fall har ännu större filmer använts

Bilderna lagras med JPEG kodning och i färg. Beroende på bildens innehåll och kvalitet är dess storlek från 400 kbyte till 10 Mbyte.

Kvalitet

Bilderna har en sådan upplösning att de räcker för alla nu tillgängliga bildskärmar. Bilder skrivs ut på goda bläckstråleskrivare. Kvaliteten är lika med godaste fotokvalitet. Färginfomrationen höjer intrycket från dokumenten.