Databasens uppbyggnad skiljer sig mot vad som tidigare vanligen använts. Databasen lagrar primärt följande till varje typ av information

• En referens som pekar ut var informationen hämtats.

[årsredogörelse för underhållsavtal för Emma Andersdotter] [handskrift]. - (Borrås, Nösslinge : Berta Johansson, 1901)

• Den mest elementära lagrade informationen är en kopia av ett dokument, karta eller dylikt. Denna består av en fil om ett antal sidor, som motsvarar dokumentets sidantal.

• Ett dokument kan även vara beskrivet med en faksimil. I så fall är den en direkt tolkning av en handskrift eller en avskrift av dokumentet. Stavningen bibehålls och inga gissningar görs.

Räkning öfver det förmyndaskap förvaltar för omyndige Emma Andersdotter från Borrås född den 1 juli 1880

Balans från 1901

mynlingens behållning 4k

samt 5 % ränta 20 öre

summa daler 4 k 20 öre

förvaltningskostnad 20 öre

summa credit 4 kronor

Obs Emma Anders dotter numera myndig alltså inga räkningar mera utan har rätt att genast utfå ofvanstående medel

• En sökbar sammanfattande beskrivning är härledd från en faksimil. Beskrivningen kan vara i form av en post eller med en datastruktur som är AI-liknande (mer om denna längre ned).

  (räkning förmyndarskap

  ((saldo 1901-01-01 (kronor 4))

  (ränta (öre 20))

  (kostnad förvaltning (öre 20))

  (summa (kronor 4)))

  (period slut 1901-12-31

  (förmyndare (person Emma Andersdotter)))

Referensen är den mest elementära och sammanfattningen är den mest bearbetade. Beroende på dokument, så finns beskrivningen i alla former eller enbart några av dem. På detta sätt skall med tiden alla dokument finnas.

En databas består av ett antal register. Dessa är utformade efter ämnesområde, så att dess poster blir någorlunda lika. Antalet register har växt under insamlingstidens gång. Det skall inte förväntas att varken posternas struktur eller antalet register är konstant, ty under insamlingens gång finner man hela tiden ny typ av information.